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Contabilità e bilancio

La stampa/non stampa di libri e registri contabili

La risoluzione dell’Agenzia delle Entrate non lascia più dubbi circa la stampa cartacea, la conservazione a norma oppure il semplice salvataggio di file .pdf dei libri e registri contabili. Vediamo perché.

Con risoluzione 28.03.2022, n. 16, avente a oggetto: “Tenuta della contabilità in forma meccanizzata”, l’Agenzia delle Entrate ha fatto chiarezza su di una questione che attanaglia molti studi professionali e aziende tenutarie in proprio della contabilità: stampare o NON stampare i libri e registri contabili.

L’art. 7-quater, D.L. 10.06.1994, n. 357, titolato: “Semplificazione di adempimenti e riduzione di sanzioni per irregolarità formali” aveva creato l’aspettativa che bastasse salvare su server il file pdf affinché fosse considerata regolare la tenuta dei libri e registri contabili, anche oltre il termine ultimo di stampa/conservazione. L’articolo, infatti prevede che: “In deroga a quanto previsto dal comma 4-ter , la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi elettronici su qualsiasi supporto è, in ogni caso, considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge, se in sede di accesso, ispezione o verifica gli stessi risultano aggiornati sui predetti sistemi elettronici e vengono stampati a seguito della richiesta avanzata dagli organi procedenti ed in loro presenza”.
Innanzitutto corre evidenziare che la norma prevede che i predetti documenti siano “aggiornati sui predetti sistemi”: ciò significa che occorre mantenere “in linea” gli archivi contabili degli anni precedenti perché “accessibili” in ogni momento. Ma quali conseguenze potrebbe avere una verifica di una determinata annualità tenuta su un vecchio programma contabile nel frattempo dismesso e non più accessibile e per la quale non sono stati stampati i libri contabili? Una possibilità non certo remota.
Se da un lato ci si è appena soffermati sulla “tenuta” dei libri e registri contabili, dall’altra la risoluzione in oggetto ha collocato la loro “tenuta e conservazione” in 2 ben distinti lassi temporali (seppur posti in continuità).
Pertanto, fino a quando non saranno trascorsi i 3 mesi dal termine ultimo di trasmissione di una determinata dichiarazione annuale dei redditi è possibile tenerli aggiornati nei sistemi contabili (non in formato pdf salvato su server) dopo di che o li si stampa o li si porta in conservazione ex art 3, D.M. 14.06.2014 (che richiama le norme del codice civile, del CAD e delle relative regole tecniche, aggiornate al 1.01.2022).
Chi ha ragione? Lascio al lettore la risposta, ricordando solo che conservare a norma di legge (art. 2215-bis c.c.) i libri e registri contabili significa restituire alle scritture contabili quel vigore probatorio che era proprio dei libri contabili cartacei preventivamente bollati e annualmente vidimati. Una forza persa nel tempo da leggi che hanno permesso la stampa dei predetti documenti su fogli mobili. Risultato? Davanti a un giudice l’azienda è costretta a difendersi contro i verificatori avendo l’onere di dover dimostrare le proprie ragioni. Al contrario, una contabilità che vede come risultato finale libri e registri posti in conservazione a norma, pone l’azienda cliente al riparo da qualsiasi attacco perché, per legge, quella è la sua contabilità, autentica, immodificabile, integra e leggibile.
E non solo per la difesa, ma addirittura per fare valere le giuste ragioni nella fase di recupero del credito; il codice di procedura civile (art 634) infatti richiama espressamente gli artt. 2709 e 2710 c.c. in tema di efficacia probatoria delle scritture contabili così come già richiamati dal predetto art. 2215-bis.

Da professionista, mi trovo dunque di fronte a un bivio che va ben oltre la risoluzione n. 16/2022 in oggetto: “Voglio tutelare il mio cliente contro ogni ragionevole dubbio? Oppure voglio assecondare difetti organizzativi interni al mio studio o all’azienda che inducono a non produrre i libri e registri nei termini di legge?” Io ho scelto la prima.

06/05/2022
Libro sociale
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Scrittura contabile
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Conservazione sostitutiva

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