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Ratio Quotidiano

Gestione d'impresa

Regola tecnica numero 3: conservazione dei dati e informazioni

Gli adempimenti previsti dagli artt. 31, 32 e 34, D. Lgs. 231/2007, illustrati nel documento del Cndcec.

Gli artt. 31 e 32 D.Lgs. 231/2007, così come modificati dal D.L. 90/2017, impongono ai soggetti obbligati di conservare i documenti, dati e informazioni utilizzati ai fini dell’adeguata verifica e che possano essere utili a prevenire e individuare fenomeni di riciclaggio e finanziamento del terrorismo. L’obbligo di conservazione è in vigore dal 29.12.2007. I documenti e i dati vanno conservati in un fascicolo intestato d'ogni cliente; il fascicolo può essere cartaceo, informatico o misto e deve essere conservato per 10 anni dalla fine dell’operazione occasionale o del rapporto professionale.
Qualunque sia il sistema di conservazione, occorre individuare uno o più responsabili della conservazione. I fascicoli con la documentazione vanno conservati nel rispetto della normativa sulla protezione dei dati (privacy), in originale o in copia che garantisca la conformità all’originale e la data certa: il professionista, apponendo sul documento la firma e data, ne attesta la conformità e la data certa. La conservazione deve consentire di ricostruire univocamente la data del conferimento dell’incarico, i dati identificativi del cliente e del o dei titolari effettivi; in caso di operazioni la data, l’importo, la causale e i mezzi di pagamento.
Nel fascicolo cartaceo, per garantire il requisito della storicità, tutti i documenti vanno conservati in modalità rigorosamente cronologica. Nel caso di aggiornamento o sostituzione di documenti, quelli sostituiti o aggiornati non vanno cestinati.
Nel caso di conservazione informatica, il professionista, oltre all’utilizzo di strumenti informatici interni, può affidare la conservazione globale o parziale a soggetti esterni i quali devono garantire idonee garanzie organizzative e tecnologiche. Nel caso di conservazione informatica, il sistema deve garantire l’accesso ai dati per tutto il periodo di conservazione obbligatorio, indipendentemente da eventuali evoluzioni tecnologiche.
Negli studi associati e società tra professionisti si può adottare una procedura unica che prevede una funzione accentrata di conservazione per tutti i professionisti associati.

21/09/2020
Cliente
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Antiriciclaggio
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Associato
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Studio professionale
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Conservazione documentale
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Adeguata verifica
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