Obbligo di presenza e partecipazione attiva nelle riunioni degli organi societari

Le assemblee dei soci e i consigli di amministrazione rappresentano le sedi naturali ove sono assunte le decisioni fondamentali della vita aziendale. Attraverso la partecipazione attiva dell’organo di controllo alle riunioni sociali potranno essere reperite notizie sullo svolgimento delle operazioni effettuate dalla società o dalle società controllate. Se il collegio ha delle perplessità sulle decisioni assunte dagli organi sociali, in merito alla loro correttezza, legalità e opportunità, è tenuto a formalizzare nel verbale della riunione espressioni di chiaro dissenso.

Riferimenti normativi: Artt. 2377, 2381, 2388 c. 5, 2403 e 2405 c.c. – Cass., sent. 1.04.1982, n. 2009 – Tribunale di Milano, 9.06.1975 – Norma di comportamento n. 1

Schema di sintesi

Doveri del collegio sindacale
I sindaci devono assistere alle adunanze del consiglio di amministrazione, alle assemblee e alle riunioni del comitato esecutivo.
Deve essere consentito l’intervento nella discussione, con la possibilità di fare rilievi e osservazioni da inserire nel verbale.
La facoltà di intervento nel dibattito prescinde da una richiesta in tal senso da parte degli amministratori.
Ipotesi di decadenza dall’incarico
I sindaci che non assistono senza giustificato motivo alle assemblee o, durante un esercizio sociale, a 2 adunanze consecutive del consiglio di amministrazione o del comitato esecutivo, decadono dall’ufficio.

Vigilanza sugli organi monocratici
Richieste informazioni
Il collegio sindacale può chiedere agli amministratori notizie sull’andamento delle operazioni sociali o su determinati affari.
Divergenza di opinioni
È dovere del collegio verbalizzare le osservazioni di dissenso sulla correttezza, sulla legalità e sulla opportunità delle decisioni che dovessero assumere gli organi gestionali.
Ispezioni
I sindaci possono in qualsiasi momento procedere, anche individualmente, ad atti d’ispezione e di controllo.

Conclusioni
Potere informativo delle riunioni
Mediante la partecipazione attiva dell’organo di controllo alle riunioni sociali potranno essere reperite notizie sullo svolgimento delle operazioni aziendali effettuate dalla società o dalle società controllate.
La valutazione “critica” di tali informazioni consente all’organo di controllo di attribuire all’attività di gestione del management i livelli di legalità, correttezza ed adeguatezza delle operazioni effettuate o da realizzare.
Dissenso con le decisioni assunte
Se il collegio avanza delle perplessità sulle decisioni assunte dagli organi sociali in merito alla loro correttezza, legalità ed opportunità è tenuto a formalizzare nel verbale della riunione espressioni di chiaro dissenso.
In tali casi l’adozione delle decisioni ritenute non opportune e contrarie alle normativa può legittimare, a nostro parere, e nei casi più gravi, il ricorso all’impugnativa delle delibere assunte:

• dall’assemblea dei soci, ai sensi dell’art. 2377, c. 2 c.c.;
• dal consiglio di amministrazione, ai sensi dell’art. 2388, c. 4 c.c.

Sindaci “imbavagliati”
La presenza passiva dei componenti dell’organo di controllo alle riunioni sociali può certamente consentire al management aziendale di “gestire” senza ingerenze esterne operazioni di maggior rilievo economiche, finanziare e patrimoniali.
L’opinione secondo cui il potere-dovere dei sindaci è unicamente quello di essere presenti alle riunioni in qualità di semplici spettatori appare non solo infondata e delegittimata dall’orientamento interpretativo dominante, ma anche censurabile con riferimento alla normativa vigente.

Partecipazione e vigilanza

Intervento alle adunanze del consiglio di amministrazione alle assemblee
Disposizione normativa
“I sindaci devono assistere alle adunanze del consiglio di amministrazione, alle assemblee e alle riunioni del comitato esecutivo”.
Il legislatore prevede:

• un obbligo in capo agli amministratori di convocazione dell’organo di controllo;
• un corrispondente dovere dei componenti del collegio sindacale di partecipazione.

La norma è pressoché identica a quella previgente, eccetto per il fatto che la riforma del diritto societario ha imposto al collegio l’obbligo di assistere anche alle riunioni del comitato esecutivo; in precedenza, era prevista una semplice facoltà.
Concetto di “assistenza”
Secondo una corrente di pensiero si deve intendere “presenziare passivamente” alle riunioni, ciò interpretando la volontà legislativa che ha inteso utilizzare nel testo normativo l’espressione “assistenza”, in luogo di “partecipazione” che sarebbe stata più appropriata e intesa come presenza attiva.
Tale posizione suscita perplessità e si pone in contrasto con i prevalenti indirizzi di prassi contabile e dottrinari.

Decadenza per mancata partecipazione

Disposizione normativa
“I sindaci, che non assistono senza giustificato motivo alle assemblee o, durante un esercizio sociale, a due adunanze consecutive del consiglio di amministrazione o del comitato esecutivo, decadono dall’ufficio”.

Giurisprudenza

Vigilanza sugli organi monocratici (Art. 2381, c. 5 c.c.)
Disposizione normativa
La posizione che intende relegare i componenti del collegio sindacale al ruolo di semplici “uditori”, nell’ambito delle riunioni degli organi sociali, appare ancora più censurabile se si affronta la questione riguardante la vigilanza sugli organi monocratici (presidente, comitato esecutivo ed amministratori delegati) le cui funzioni ed attribuzioni sono disciplinate dal Codice civile.
“Gli organi delegati curano che l’assetto organizzativo, amministrativo e contabile sia adeguato alla natura e alle dimensioni dell’impresa e riferiscono al consiglio di amministrazione e al collegio sindacale, con la periodicità fissata dallo statuto e in ogni caso almeno ogni sei mesi sul generale andamento della gestione e sulla sua prevedibile evoluzione nonché sulle sue operazioni di maggior rilievo, per le loro dimensioni o caratteristiche, effettuate dalla società e dalle sue controllate”.
Poteri di impulso ed indirizzo
Il controllo da parte del collegio sindacale limitato a mere trascrizioni delle decisioni assunte dal management svilirebbe l’efficacia della norma.
L’obbligo di informativa assolto dall’organo delegato con periodicità di almeno 6 mesi potrebbe essere esercitato solo “a posteriori”, attraverso le ispezioni, o le richieste di informazioni, anche con notevole ritardo rispetto all’operazione intrapresa.

Verrebbe meno per il collegio sindacale la possibilità di vigilare correttamente, e tempestivamente, sul comportamento degli organi delegati realizzando quel controllo preventivo richiesto dal legislatore.

Approfondimenti

Doveri di vigilanza (Fonte: Documento Cndcec – Norme di comportamento del collegio sindacale di società non quotate)
Principi generali
Nell’ambito dei doveri di vigilanza i sindaci, adeguatamente informati, partecipano all’assemblea dei soci e alle assemblee speciali degli azionisti.
Devono verificare che siano rispettati gli aspetti formali e sostanziali, previsti dalla legge e dallo statuto, per la regolare convocazione e costituzione delle assemblee, oltre a controllare che esse si svolgano regolarmente.
Devono intervenire nel corso del discussione ove rilevino violazioni della legge o dello statuto ovvero dei principi di corretta amministrazione, motivando il dissenso o le proprie riserve, chiedendone la verbalizzazione.
Qualora siano adottate deliberazioni in contrasto con la legge o con lo statuto o in mancanza di sostituzione delle deliberazioni con altre conformi alla legge e allo statuto, i sindaci possono impugnare tali deliberazioni.
In presenza di diverse categorie di azioni o strumenti finanziari che conferiscono diritti amministrativi, i sindaci devono verificare che le delibere dell’assemblea che pregiudichino i diritti di una di esse siano approvate anche dall’assemblea speciale degli appartenenti alla categoria interessata.
I sindaci possono presenziare all’assemblea degli obbligazionisti e a quella dei portatori di strumenti finanziari.
Criteri applicativi e contenuto dei verbali
Il collegio sindacale vigila che:

• siano rispettate le formalità e le disposizioni fissate dalla legge e previste nello statuto per la regolare convocazione e siano altresì rispettate le previste formalità pubblicitarie;
• nelle società con azioni diffuse tra il pubblico in misura rilevante, eventuali patti parasociali siano comunicati alla società e dichiarati in apertura di ogni assemblea e che la relativa dichiarazione sia trascritta e depositata presso il Registro delle Imprese (art. 2341-ter c.c.);
• le delibere siano assunte osservando i punti previsti dall’ordine del giorno e dei quorum costitutivi e deliberativi, nonché il regolare svolgimento dei lavori assembleari;
• le deliberazioni dell’assemblea siano verbalizzate con le indicazioni fornite dal presidente;
• il verbale sia redatto senza ritardo. Al riguardo, i tempi per la definizione del verbale dovranno essere limitati a 30 giorni (artt. 2435 e 2436 c.c.);
• il verbale sia redatto e sottoscritto dal presidente e dal segretario;
• nel verbale siano riassunte, ove richiesto, le dichiarazioni dei soci relative agli argomenti previsti dall’ordine del giorno;
• il verbale sia poi trascritto (anche quelli redatti per atto pubblico) nel libro verbali delle assemblee dei soci;
• se l’assemblea di prima convocazione è andata deserta, che sia verbalizzata la diserzione o accertato che, nel verbale relativo ai lavori assembleari in seconda convocazione, vi sia in merito espressa dichiarazione del presidente;
• il verbale sia redatto in modo idoneo a documentare i fatti, le dichiarazioni rese e le decisioni prese, salvo evitare che siano riportate a verbale notizie di natura riservata o riferite a circostanze che, se rese pubbliche, potrebbero ledere l’immagine della società (specie se il verbale deve essere depositato presso il Registro delle Imprese).

Contenuti dei verbali (Fonte: Documento Cndcec – Norme di comportamento del collegio sindacale di società non quotate)
Altri aspetti formali
Il collegio sindacale vigila altresì che il verbale dia conto:

• della data dell’assemblea;
• dell’identità dei partecipanti e del capitale rappresentato da ciascuno di essi (anche per allegato);
• delle modalità e del risultato delle votazioni con l’indicazione dei soci favorevoli, astenuti e contrari ad ogni singola deliberazione.

Ciascun sindaco può chiedere che le proprie dichiarazioni o osservazioni siano verbalizzate. Dal verbale, pertanto, dovrà desumersi la natura individuale delle osservazioni.
Se opportuno, il collegio sindacale può chiedere che il verbale, con le dichiarazioni e le osservazioni dei sindaci, sia redatto contestualmente all’assemblea o subito dopo. In tal caso, il verbale è comunicato senza indugio ai singoli componenti del collegio per verificare la corretta trascrizione. Il collegio sindacale può, altresì, chiedere di modificare o integrare le proprie dichiarazioni o osservazioni trascritte sul verbale.

Ulteriori osservazioni
Per consentire una consapevole partecipazione e rendere possibili tempestivi interventi, i sindaci devono partecipare alle riunioni adeguatamente informati e documentati sui temi oggetto di valutazione e di deliberazione. A tale riguardo, se del caso, i sindaci devono fare annotare nel verbale dell’adunanza il difetto di preventiva informazione, che ha impedito il formarsi di un meditato convincimento sull’argomento, indipendentemente da eventuali impugnative delle deliberazioni.
Le opinioni espresse nel corso delle assemblee sono, in linea di principio, espressione di una valutazione collegiale, salvo che il presidente o i singoli membri del collegio sindacale non chiariscano, in apertura di intervento, di esprimersi a titolo individuale. Qualora, nonostante l’intervento dei sindaci, fossero assunte deliberazioni ritenute in contrasto con la legge o con lo statuto o nell’eventualità che le deliberazioni assunte non siano tempestivamente sostituite con altre conformi alla legge e allo statuto, il collegio sindacale è legittimato ad impugnare dette deliberazioni.
Nel caso di violazione dei principi di corretta amministrazione che non sia rilevata o rilevabile nel corso dell’assemblea, ma solo successivamente, i sindaci segnalano tempestivamente tale violazione all’organo amministrativo ovvero, in caso di inerzia, all’assemblea perché assuma gli opportuni provvedimenti.
Il sindaco che non partecipa all’assemblea acquisisce le informazioni ritenute necessarie od opportune dagli altri sindaci o dagli amministratori.
I sindaci devono altresì accertare se la società ha emesso titoli di categoria speciale come ad esempio azioni privilegiate, postergate nelle perdite (art. 2348 c.c.), azioni correlate (art. 2350 c.c.), azioni senza diritto di voto, a voto limitato, scaglionato o subordinato, (art. 2351, c. 1 c.c.), a voto plurimo, a voto condizionato (art. 2351, c. 3 c.c.), azioni a favore dei presta-tori di lavoro (art. 2349 c.c.), azioni riscattabili (art. 2347-sexies c.c., subordinatamente alla condizione che il potere di riscatto sia attribuito al socio e l’assemblea generale voglia modificarne la disciplina), o strumenti finanziari che conferiscono diritti amministrativi (artt. 2346, 2349 e 2411 c.c.). In questi casi, il collegio sindacale è tenuto a verificare che, se l’assemblea pregiudica i diritti di una categoria, le scelte assembleari siano approvate anche dall’assemblea speciale degli appartenenti alla categoria interessata (art. 2376 c.c.).
L’eventuale lesione degli interessi dei soci in sede assembleare deve essere valutata dal collegio sindacale o dal sindaco unico anche nelle S.r.l. che abbiano emesso diverse categorie di quote.

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