Responsabilità delle comunicazioni con la governance

I rapporti di comunicazione tra il revisore e i responsabili delle attività di governance sono disciplinati dal principio contabile (ISA Italia) 260. Il principio raccomanda un’efficace comunicazione reciproca con lo scopo di raggiungere 3 obbiettivi: assistere i 2 soggetti nella comprensione degli aspetti relativi al contesto della revisione contabile sviluppando costruttivo rapporto di collaborazione; supportare il revisore assistendolo al fine di ottenere, da parte dei responsabili della attività di governance le informazioni relative alla comprensione dell’impresa e del contesto in cui essa opera con lo scopo di progettare di risk assessment. Dal punto di vista dei responsabili dell’attività di governance supportarli nell’adempimento delle loro responsabilità di supervisione del processo di predisposizione dell’informativa finanziaria, con ciò riducendo, di fatto, il rischio che vi siano degli errori significativi in sede di bilancio.

Riferimenti normativi: (ISA Italia) 260

Definizioni

Responsabile attività di governance
Con il termine “responsabili delle attività di governance” si intendono la persona o il gruppo di persone che sono responsabili della supervisione della direzione strategica dell’impresa e che hanno in capo la responsabilità e gli obblighi della rendicontazione finanziaria dei dati dell’impresa.
Nelle strutture più piccole i responsabili dell’attività di governance possono anche corrispondere con soggetti che hanno responsabilità esecutive all’interno di un organo di governo della società stessa.
Direzione
Con il termine “direzione”, si intende la persona o il gruppo di persone che hanno la responsabilità di gestire l’attività dell’impresa.

Comunicazione

Obiettivi
Il revisore deve perseguire l’obiettivo di comunicare con chiarezza ai responsabili delle attività di governance:

• la responsabilità del revisore, in relazione alle revisioni contabili del bilancio;
• la descrizione generale della portata e delle tempistiche pianificate per la revisione contabile.

Il revisore deve chiarire la portata della revisione contabile con riferimento al tipo di incarico che è stato conferito al revisore, in tal modo coloro che svolgono l’attività di governance hanno piena consapevolezza dei limiti intrinseci di ogni revisione contabile.
È rilevante definire le tempistiche pianificate per la revisione contabile anche per rendere più efficace ed efficiente il processo di revisione.
Le informazioni che si ottengono possono non essere rilevanti per la comprensione della realtà oggetto di revisione, ma possono essere rilevanti per giustificare specifiche attività di revisione.
Un secondo obiettivo del processo di comunicazione è ottenere, dal responsabile delle attività di governance, informazioni rilevanti ai fini della revisione contabile.
Un terzo obiettivo è fornire tempestivamente al responsabile delle attività di governance eventuali osservazioni emerse, nel corso della verifica.
Responsabilità
Se il revisore riceve informazioni da parte del responsabile dell’attività di governance, questo non solleva lo stesso dalla responsabilità di dover comunicare determinati aspetti, anche qualora questi siano già stati comunicati dai responsabili di governance.
Allo stesso modo i responsabili dell’attività di governance devono inviare comunicazioni o scambio di flussi informativi con il revisore, anche nel caso in cui abbiano già ricevuto le medesime informazioni da parte del revisore legale.
Individuazione destinatari
Il revisore deve correttamente identificare i destinatari della comunicazione: le comunicazioni devono essere correttamente indirizzate. Questo significa che il revisore deve avere una comprensione dell’azienda che lo metta nelle condizioni di poter identificare correttamente i soggetti a cui andare a riportare le comunicazioni, quindi, deve comprendere la struttura di governance adottata.
Se i responsabili della governance sono coinvolti nella gestione dell’impresa o ricoprono altri ruoli all’interno della società, non è necessario duplicare le comunicazioni.

Rapporti con responsabili della governance

Responsabilità
L’espressione di un giudizio su un bilancio, redatto sotto la supervisione dei responsabili di governance, non solleva dalle rispettive responsabilità né la direzione né i responsabili delle attività di governance.
Questo aspetto deve essere chiarito, in primo luogo, nella lettera di incarico o comunque in altre forme di accordi scritti.
Limitazioni
La comunicazione ai responsabili delle attività di governance potrebbe essere sottoposta a limitazioni. In particolare, alcuni ordinamenti giuridici, leggi o regolamenti possono limitare la comunicazione di determinati aspetti tra revisore e responsabili delle attività di governance.
Il revisore è tenuto a osservare le norme e i principi in materia di etica e di indipendenza applicabili agli incarichi di revisione contabile del bilancio.
La comunicazione in merito ai rapporti, agli altri aspetti e alle modalità con cui sono gestiti i rischi per l’indipendenza che non siano entro un livello accettabile varia a seconda delle circostanze dell’incarico e, di norma, affronta tematiche, quali i rischi per l’indipendenza, le misure di salvaguardia per ridurre i rischi e le misure per eliminare le circostanze che generano i rischi.
Indipendenza
È altresì opportuno considerare che le norme e i principi in materia di etica e di indipendenza possono specificare altre particolari comunicazioni ai responsabili delle attività di governance in circostanze in cui siano state identificate violazioni dei principi di indipendenza.
Peraltro, vi sono casi in cui le comunicazioni relative all’indipendenza possono essere non applicabili quando, ad esempio, tutti i responsabili delle attività di governance siano già informati dei fatti rilevanti a seguito delle attività di direzione da loro svolte.
Comunicazione preventiva
In generale, prima di comunicare aspetti ai responsabili delle attività di governance, il revisore può discutere questi aspetti con la direzione.
Vi possono essere situazioni in cui tale comunicazione preventiva potrebbe non essere utile: si pensi al caso in cui si debbano evidenziare aspetti relativi alla competenza o alla integrità della direzione.
Tali discussioni preliminari consentono di chiarire fatti e problematiche e danno alla direzione la possibilità di fornire ulteriori informazioni e spiegazioni.

Principali comunicazioni

Natura
È cura del revisore comunicare, preventivamente, una descrizione generale della portata e della tempistica pianificata per la revisione, al fine di assistere i responsabili di governance a comprendere le conseguenze del lavoro di revisione e i revisori a comprendere correttamente l’impresa. In pratica, si devono comunicare:

• le modalità proposte dal revisore per fronteggiare i rischi di errori significativi;
• l’approccio del revisore al sistema di controllo interno;
• l’applicazione del concetto di significatività nell’ambito della revisione;
• l’atteggiamento e le azioni dei responsabili di governance in merito al controllo interno dell’impresa;
• il punto di vista dei responsabili per gli obiettivi dell’impresa e i rischi correlati;
• le azioni dei responsabili in merito all’evoluzione dei principi contabili;
• le risposte dei responsabili alle precedenti comunicazioni con i revisori; a fronte della comunicazione, ad esempio, di una carenza del controllo interno, una frode, un errore in bilancio, il revisore, oltre che comunicare tale situazione, deve anche valutare l’operato dei soggetti responsabili dell’attività di governance per comprendere se e quali azioni sono state intraprese.

Aspetti qualitativi significativi
Prima di formalizzare il giudizio finale sul bilancio, il revisore deve comunicare il proprio punto di vista in merito agli aspetti qualitativi significativi relativi alle prassi contabile adottate dall’impresa (ad esempio, comunicare eventuali difficoltà significative incontrate nel corso della revisione contabile, il ritardo nell’ottenimento di informazioni, la mancata disponibilità delle informazioni previste e le limitazioni poste alla direzione).
La comunicazione deve essere tempestiva, anche perché gli aspetti relativi alle eventuali difficoltà significative poi possono portare ad avere limitazioni nel giudizio che esprime il revisore sul bilancio.

Piccole imprese
Quando si hanno incarichi per revisioni contabili di imprese di dimensioni minori, è possibile che la comunicazione sia meno strutturata rispetto al caso di società quotate o di maggiori dimensioni.

Specifiche comunicazioni

Indipendenza
Nel caso di società quotate, il revisore deve comunicare anche gli aspetti relativi alla propria indipendenza. In particolare, il revisore deve rilasciare una dichiarazione attestante il rispetto dei principi etici in materia di indipendenza applicabile all’incarico.
Inoltre, ha l’obbligo di comunicare tutti i rapporti con l’impresa e, nel caso delle società di revisione, deve comunicare tutti i rapporti che hanno avuto le società aderenti al network delle società di revisione e deve comunicare i corrispettivi annui per tutti i servizi resi.
Si deve fare riferimento non solo alla società quotata, ma a tutte le sue società controllate.
Almeno le comunicazioni relative alla propria indipendenza devono essere effettuate in forma scritta.

Collegio sindacale
Il Codice civile e il D.Lgs. 39/2010 stabiliscono, inoltre, che il collegio sindacale e i soggetti incaricati per la revisione legale dei conti debbano scambiarsi tempestivamente le informazioni per l’espletamento dei rispettivi compiti.

Carenze del sistema di controllo interno
Tra gli aspetti specifici che devono essere comunicati, vi sono quelli relativi alle carenze del sistema di controllo interno; in queste situazioni si può richiamare il principio di revisione (ISA Italia) 265 che disciplina tale specifico aspetto da comunicare.
Per carenza interna si intende quella situazione in cui un controllo è configurato, messo in atto, ovvero opera in modo tale da non consentire la prevenzione, l’individuazione e la correzione in modo tempestivo di errori in bilancio. Ovvero, non esiste proprio un controllo ritenuto necessario per prevenire o per individuare e correggere in maniera tempestiva gli errori che sono presenti in bilancio.
Queste situazioni dovranno essere intercettate e comunicate da parte del revisore.

Comunicazioni a terzi
Le leggi o i regolamenti possono richiedere ai responsabili delle attività di governance, ovvero essi stessi possono volere fornire a terze parti, quali ad esempio banche o determinate autorità di vigilanza, copie di una comunicazione scritta ricevuta dal revisore.
In alcune fattispecie, la comunicazione a terze parti può essere illegale o comunque inappropriata.
In ogni caso, è opportuno specificare che i destinatari della comunicazione non erano i soggetti a cui è stata poi inviata; in questi casi sarà opportuno specificare che la comunicazione è stata redatta per l’uso esclusivo da parte dei responsabili delle attività di governance, che il revisore non si assume alcuna responsabilità nei confronti di terze parti; inoltre, si precisa che vi sono limiti alla divulgazione e distribuzione a terze parti.

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