Prorogatio del collegio sindacale

La scadenza del mandato del collegio sindacale non determina necessariamente l’immediata cessazione dei componenti in carica. In particolare, l’art. 2400 c.c. stabilisce che i sindaci restano in carica per 3 esercizi e la cessazione per scadenza del termine ha effetto soltanto dal momento in cui il collegio è stato ricostituito. La disposizione è volta ad assicurare la continuità dell’organo di controllo ed evitare che il mancato o tardivo rinnovo delle cariche determini un vuoto nell’attività di vigilanza. Il collegio uscente continua, pertanto, a esercitare le proprie funzioni sino alla ricostituzione del nuovo organo, secondo il meccanismo comunemente definito di “prorogatio”. La disciplina deve, tuttavia, essere distinta dalle ipotesi di cessazione anticipata dei singoli sindaci, quali rinuncia, decadenza o morte, per le quali trova applicazione la disciplina della sostituzione. L’articolo intende affrontare il tema della continuità dell’organo di controllo tra scadenza dell’incarico, mancata nomina dei successori e cessazione anticipata dei sindaci.

Riferimenti normativi: Art. 2400 c.c. – Art. 2477 c.c.

Scadenza dell’incarico e mancata ricostituzione del collegio

Differenze tra scadenza e cessazione effettiva dell’incarico
Ai sensi dell’art. 2400 c.c. i sindaci restano in carica per 3 esercizi e cessano alla data dell’assemblea convocata per l’approvazione del bilancio relativo al 3° esercizio. La cessazione effettiva, tuttavia, è collegata alla ricostituzione dell’organo: in mancanza della nomina dei nuovi componenti, il collegio uscente continua a esercitare le proprie funzioni.
È quindi necessario distinguere:
scadenza dell’incarico, che si verifica al termine del periodo triennale previsto dalla legge;
cessazione effettiva delle funzioni, che si realizza con la ricostituzione del collegio.

Cause del mancato rinnovo
Il mancato rinnovo può dipendere, tra l’altro, da:
– rinvio dell’assemblea;
– mancato raggiungimento delle maggioranze necessarie;
– indisponibilità dei candidati;
– mancata accettazione dell’incarico da parte dei soggetti nominati;
– necessità di individuare nuovi candidati in possesso dei requisiti richiesti.

Sostituzione del collegio
Anche in presenza di una deliberazione assembleare di nomina, occorre verificare che il procedimento di sostituzione sia effettivamente perfezionato.
Assumono rilievo, in particolare:
– l’accettazione dell’incarico;
– la completezza della composizione del nuovo collegio;
– gli ulteriori adempimenti necessari, compresi quelli pubblicitari presso il Registro delle Imprese.

Fino al perfezionamento dell’avvicendamento, il collegio uscente continua ad esercitare le proprie funzioni in “prorogatio”, assicurando la continuità dell’attività di vigilanza.

Prorogatio

Caratteristiche
La “prorogatio” non costituisce una nuova nomina, né determina il conferimento di un ulteriore autonomo mandato. Significa che il collegio continua a operare perché la legge differisce l’effetto della cessazione sino alla ricostituzione del nuovo organo.
La “prorogatio” deve essere intesa come uno strumento diretto ad assicurare la continuità dell’ufficio di controllo e non come una forma di conservazione indefinita della carica dovuta all’inerzia degli organi sociali.

Poteri
Durante tale periodo, il collegio prorogato continua a esercitare le funzioni proprie d’ufficio, tra cui:
– la vigilanza sull’osservanza della legge e dello statuto;
– la vigilanza sul rispetto dei principi di corretta amministrazione;
– la vigilanza sull’adeguatezza dell’assetto organizzativo, amministrativo e contabile;
– la partecipazione alle riunioni degli organi sociali;
– la formulazione delle osservazioni e delle relazioni previste dalla legge;
– la segnalazione agli amministratori delle eventuali irregolarità riscontrate.

Differenza tra scadenza e cessazione anticipata

La prorogatio deve essere distinta dalla disciplina prevista dall’art. 2401 c.c. per la sostituzione dei sindaci. Le 2 fattispecie sono infatti diverse.

Scadenza dell’intero collegio
Il mandato è giunto al termine, ma il nuovo organo non è ancora stato ricostituito.
Opera il meccanismo di “prorogatio” previsto dall’art. 2400 c.c.

Cessazione anticipata di uno o più sindaci
La cessazione anticipata può derivare, ad esempio, da morte, rinuncia o decadenza; trova applicazione il meccanismo di sostituzione previsto dalla legge. In quest’ultimo caso:
opera il subentro dei sindaci supplenti secondo le modalità stabilite dalla disciplina civilistica;
il sindaco supplente resta in carica fino alla successiva assemblea, che deve provvedere alla nomina dei sindaci effettivi e supplenti necessari per l’integrazione del collegio.

Dimissioni del sindaco

Diversa è la situazione in caso di dimissioni di un singolo sindaco, per le quali l’art. 2400 c.c. non disciplina espressamente gli effetti sulla cessazione dall’incarico.
Sul punto si sono formati 2 orientamenti differenti.

Primo orientamento
Il primo orientamento ritiene che le dimissioni producano effetto immediato, anche sulla base della Norma CNDCEC 1.6 e degli orientamenti notarili del Triveneto; in questa prospettiva, il sindaco dimissionario cessa dall’incarico senza dover attendere la ricostituzione dell’organo.

Secondo orientamento
Secondo un secondo orientamento, invece, qualora non sia possibile procedere alla sostituzione mediante i sindaci supplenti, il sindaco dimissionario deve continuare a esercitare le proprie funzioni fino alla ricostituzione dell’organo. In tal senso si è espressa la pronuncia della Cassazione n. 9416/2017, secondo cui le dimissioni non determinano automaticamente la cessazione immediata quando ciò impedisca il funzionamento dell’organo.

Mancata nomina e impossibilità di funzionamento dell’organo

Problema
La mancata nomina del nuovo collegio non deve essere automaticamente confusa con una situazione di impossibilità di funzionamento dell’organo.
Il problema assume maggiore rilievo quando l’inerzia dell’assemblea si protrae nel tempo e rende concretamente difficoltosa la ricostituzione del collegio.

Verifiche necessarie
In tale situazione occorre verificare:
– se il collegio uscente sia ancora concretamente in grado di esercitare le proprie funzioni;
– quali iniziative debbano essere assunte dagli amministratori per consentire la ricostituzione dell’organo.

Compiti degli amministratori
Gli amministratori devono attivarsi affinché i soci possano procedere alla nomina dei nuovi componenti.
Qualora la nomina non vada a buon fine, occorrerà valutare la necessità di una nuova convocazione dell’assemblea e, nei casi previsti dalla legge, l’eventuale intervento dell’autorità giudiziaria.
La mancata nomina, considerata isolatamente, non determina automaticamente lo scioglimento della società: occorre valutare in concreto la situazione dell’organo di controllo e la possibilità di procedere alla sua ricostituzione.

Profili distintivi delle società

S.p.a.
Per le S.p.a. il riferimento centrale è l’art. 2400 c.c., che disciplina la durata dell’incarico dei sindaci e stabilisce che la cessazione per scadenza del termine produce effetto dal momento in cui il collegio è stato ricostituito.
La prorogatio costituisce di fatto il meccanismo previsto dalla legge per garantire la continuità dell’organo di controllo nel passaggio tra collegio uscente e nuovo collegio, quando la ricostituzione non avvenga contestualmente alla scadenza.
Restano invece distinte le cessazioni anticipate dei singoli sindaci, per le quali trovano applicazione le regole sulla sostituzione e, con particolare riferimento alle dimissioni, permane il contrasto interpretativo sopra evidenziato.

S.r.l.
Nelle S.r.l.:
– il quadro risulta più articolato;
– l’organo di controllo può essere costituito da un sindaco unico oppure da un collegio sindacale;
– la relativa nomina è collegata al ricorrere delle condizioni previste dall’art. 2477 c.c.;
– quando ricorrono i presupposti che rendono obbligatoria la nomina dell’organo di controllo, l’assemblea deve provvedere secondo i termini previsti dalla disciplina applicabile;
– in caso di inerzia, assumono rilievo anche gli strumenti di intervento previsti dall’art. 2477 c.c.

Sindaco unico
Il problema della prorogatio presenta nelle S.r.l. profili interpretativi meno uniformi rispetto alle S.p.a., soprattutto con riferimento al sindaco unico dimissionario.
Vi sono orientamenti secondo cui la prorogatio non opererebbe in caso di dimissioni del sindaco unico della S.r.l., in assenza di una disposizione analoga a quella contenuta nell’art. 2400 c.c. per la scadenza del mandato.
Particolare attenzione deve essere prestata al caso del sindaco unico che rinunci all’incarico in assenza di un supplente. In tale ipotesi, l’organo amministrativo deve attivarsi senza indugio affinché i soci provvedano al conferimento del nuovo incarico; in caso di inerzia, può assumere rilievo la nomina giudiziale prevista dall’art. 2477 c.c.

Perfezionamento dell’avvicendamento

Nomina
La sostituzione del collegio uscente con quello nuovo non dovrebbe essere valutata esclusivamente sulla base della data della deliberazione assembleare.
La nomina deve essere coordinata con:
– l’accettazione dell’incarico da parte dei nuovi sindaci;
– la verifica dei requisiti richiesti;
– l’eventuale iscrizione nel Registro dei revisori legali, quando necessaria;
– gli adempimenti di deposito e pubblicità presso il Registro delle Imprese;
– la completezza della composizione del nuovo collegio;
– l’effettivo insediamento del nuovo organo.

Situazioni particolari
La questione diventa particolarmente delicata quando uno dei soggetti nominati non accetti l’incarico oppure quando il nuovo collegio non sia completo e non possa ancora operare regolarmente.
In tali circostanze, il collegio uscente potrà continuare a svolgere le proprie funzioni sino a quando non si sia perfezionata la ricostituzione dell’organo, secondo quanto previsto dall’art. 2400 c.c.

Indicazioni operative

La disciplina della prorogatio richiede, sia agli amministratori sia ai sindaci, una gestione tempestiva del procedimento di rinnovo.

Amministratori
Per gli amministratori è opportuno:
– inserire la nomina del nuovo collegio nell’ordine del giorno dell’assemblea convocata per l’approvazione del bilancio relativo al terzo esercizio;
– verificare preventivamente la disponibilità dei candidati e il possesso dei requisiti richiesti;
– acquisire tempestivamente le dichiarazioni di accettazione;
– provvedere al deposito della nomina presso il Registro delle Imprese;
– evitare che il collegio uscente rimanga in prorogatio per un periodo superiore a quello necessario;
– convocare una nuova assemblea qualora la nomina non vada a buon fine.

Collegio uscente
Per il collegio uscente è opportuno:
– continuare a esercitare le funzioni di vigilanza sino alla ricostituzione del nuovo organo;
– dare evidenza nei verbali della permanenza in carica derivante dall’art. 2400 c.c.;
– segnalare agli amministratori l’esigenza di procedere tempestivamente alla nomina dei successori;
– verificare che la nuova composizione del collegio sia completa e che i nominati abbiano accettato l’incarico;
– valutare le iniziative da assumere in presenza di un’inerzia prolungata;
– documentare le eventuali irregolarità connesse alla mancata ricostituzione dell’organo.

Professionista che assiste la società
Per il professionista che assiste la società, la verifica può essere organizzata attraverso una sequenza di controlli relativi a:
– scadenza dell’incarico;
– deliberazione di nomina;
– accettazione dei nuovi sindaci;
– completezza della composizione;
– adempimenti pubblicitari;
– effettivo insediamento del nuovo collegio.
Particolare attenzione dovrà essere riservata alle S.r.l., verificando preliminarmente la disciplina dell’art. 2477 c.c. e la specifica situazione della società.

Conclusioni

La prorogatio consente di garantire la continuità dell’attività di controllo anche quando il rinnovo del collegio non si perfeziona alla scadenza dell’incarico. Si tratta, tuttavia, di una situazione transitoria, che non può trasformarsi in una permanenza indefinita dei sindaci uscenti.
Per questo motivo, amministratori e assemblea devono attivarsi tempestivamente per ricostituire l’organo, prestando particolare attenzione alle diverse ipotesi di cessazione dei sindaci e alle specificità previste per le S.r.l.

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