Delega unica: firme digitali e via d'uscita per gli intermediari

Come analizzato nel precedente approfondimento, il calendario per il passaggio alla delega unica è ormai definito. Tuttavia, una volta chiarite le scadenze, è fondamentale concentrarsi sulle nuove modalità operative, che nascondono criticità non trascurabili. La questione più spinosa, destinata a modificare profondamente la prassi degli studi, riguarda senza dubbio le procedure di firma richieste per le deleghe raccolte e trasmesse direttamente dal professionista.

Il provvedimento dell’Agenzia delle Entrate 2.10.2024 ha stabilito che, nel caso di comunicazione effettuata dall’intermediario, il file XML contenente i dati della delega debba essere sottoscritto dal contribuente titolare di partita Iva esclusivamente con firma digitale. Questa rigidità è stata solo parzialmente mitigata dal successivo provvedimento del 20.05.2025, che ha esteso la possibilità di utilizzare anche la FEA CIE, la Firma Elettronica Avanzata basata sulla Carta di Identità Elettronica.

La necessità di far apporre una firma digitale o una FEA CIE su un file tecnico come l’XML si scontra con la realtà operativa della stragrande maggioranza dei contribuenti, spesso poco avvezzi a tali strumenti. Con l’introduzione della delega unica, pertanto, la raccolta delle deleghe diviene un processo più complesso, lento e oneroso rispetto al passato, che si basava sulla semplice firma autografa su un modulo cartaceo, accompagnata dal documento di riconoscimento (con obbligo per il delegato di tenuta del registro deleghe per 10 anni). L’intermediario si trova così a dover non solo preparare la documentazione, ma anche a fornire assistenza tecnica al cliente per completare l’adempimento.

Questa scelta appare in netta controtendenza rispetto all’obiettivo dichiarato di “razionalizzazione e semplificazione” e potrebbe essere interpretata come una risposta del legislatore a una gestione talvolta percepita come “disinvolta” delle deleghe cartacee da parte di taluni intermediari. L’intento, seppure condivisibile, di spingere verso sistemi che garantiscano assoluta certezza sulla provenienza della volontà del delegante e una piena tracciabilità del processo, si traduce comunque nell’ennesima complicazione.

Di fronte a questo nuovo e più gravoso scenario, la soluzione più efficiente per lo studio, a parere di chi scrive, non è insistere sulla farraginosa raccolta delle firme elettroniche, ma guidare i propri clienti verso una procedura più snella, prevista dalla norma stessa. La vera semplificazione, infatti, è contenuta nel punto 6.2 del provvedimento del 2.10.2024, che disciplina il conferimento diretto da parte del contribuente. La norma recita testualmente: “La comunicazione […] è effettuata direttamente dal contribuente attraverso una specifica funzionalità web resa disponibile nella sua area riservata dell’Agenzia delle Entrate”. Questa modalità, peraltro già prevista anche con la precedente gestione delle deleghe, richiede necessariamente che il contribuente sia provvisto di proprie credenziali di accesso ai servizi telematici (SPID, CIE, CNS, Entratel/Fisconline). Si tratta di un presupposto che, tuttavia, non dovrebbe più rappresentare un ostacolo significativo. Oggi, infatti, il possesso di un’identità digitale, in particolare lo SPID, rappresenta la chiave universale per accedere a tutti i servizi della Pubblica Amministrazione; di conseguenza, la stragrande maggioranza dei contribuenti dovrebbe già disporne.

Il conferimento diretto presenta diversi vantaggi: non solo è operativamente più rapido (posto che è il contribuente a delegare, il delegato non deve trasmettere nulla), ma rende anche la delega immediatamente attiva, eliminando i tempi di attesa legati all’elaborazione delle ricevute telematiche.

Istruire e accompagnare i propri assistiti nell’utilizzo di questa funzione potrebbe rappresentare, quindi, la strategia vincente per superare le nuove complessità burocratiche.