L’adeguamento alla nuova disciplina in materia di tutela dei segnalanti e gestione delle segnalazioni impone l’attivazione di un canale interno di comunicazione che, per gli enti dotati di Modello 231, si aggiunge a quello diretto e riservato gestito dall’Organismo di Vigilanza. Canali che potrebbero essere utilizzati per informare in merito a possibili illeciti commessi all’interno dell’organizzazione da propri componenti, così come potrebbe verificarsi che sia la stessa organizzazione ad avere sospetti circa possibili condotte illecite poste in essere al suo interno.
Venuto a conoscenza di condotte aventi caratteristiche intrinsecamente lesive per l’ente, quali ad esempio le appropriazioni indebite, o che possono esporlo a rischi di sanzioni da parte delle pubbliche autorità per violazioni di norme antinfortunistiche, ambientali, tributarie, ecc., è necessario che l’ente, a propria tutela, avvii un’indagine interna sia per accertare la fondatezza del fatto illecito e la sua entità, sia per individuare eventuali responsabilità personali, sia per assumere i conseguenti provvedimenti disciplinari nei confronti del responsabile del fatto.
Il primo aspetto da tenere in debita considerazione attiene alle modalità con le quali l’indagine interna deve essere condotta: equità, trasparenza e garanzia del rispetto dei diritti della persona implicata nel fatto illecito sono i fondamentali punti di riferimento che devono orientare l’indagine interna; così come gli eventuali provvedimenti disciplinari assunti devono essere proporzionati alla gravità dell’illecito commesso, la cui imprescindibile guida è contenuta nelle prescrizioni normative applicabili al caso concreto.