Trasferte amministratori: trattamento fiscale e gestione operativa

L’istituto della trasferta, pur non avendo mai trovato una definizione legislativa, può essere a oggi ricondotto a una serie di principi e regole sviluppatisi su iniziativa della giurisprudenza e confermati dalla prassi amministrativa. A tal proposito, la trasferta o missione può essere intesa come lo spostamento temporaneo del lavoratore verso un’altra località rispetto a quella in cui egli esegue normalmente la sua prestazione. In tale ambito la Cassazione ha precisato che la trasferta è eseguita nell’interesse e su disposizione unilaterale del datore di lavoro; ne discende che non rilevano né la volontà del lavoratore, nel senso che non è necessario il suo eventuale consenso o disponibilità, né l’identità o difformità delle mansioni espletate durante la trasferta rispetto a quelle abituali nella sede di lavoro di appartenenza.

Una volta chiariti gli elementi principali che caratterizzano l’istituto della trasferta, diviene evidente come sia necessario un cambio di prospettiva nel momento in cui si ponga il caso concreto di un amministratore di società che effettui spostamenti connessi al ruolo svolto all’interno dell’impresa, ad esempio per incontrare clienti o fornitori. In tal caso, si ritiene ammissibile il rimborso delle spese sostenute per conto e nell’interesse della società. Ma come sono trattati dal punto di vista fiscale questi rimborsi? Innanzitutto, è opportuno ricordare che, ai sensi dell’art. 50 del Tuir, sono assimilati ai redditi di lavoro dipendente le somme e i valori in genere, a qualunque titolo percepiti nel periodo d’imposta, anche sotto forma di erogazioni liberali, in relazione agli uffici di amministratore delle società.

Ne discende, quindi, la possibilità di applicare anche ai rimborsi erogati a fronte di trasferte degli amministratori le regole contenute nell’art. 51 del Tuir, secondo il quale sono escluse dalla base imponibile le somme percepite per trasferte eseguite fuori dal territorio comunale presso cui ha sede la società, entro determinati limiti in relazione al tipo di rimborso effettuato.

I rimborsi spese per le trasferte si suddividono in 3 tipologie:

– rimborsi analitici o a piè di lista. In tale ipotesi l’amministratore individua con esattezza l’importo delle spese sostenute, che sono documentate e riepilogate in un prospetto e possono riguardare vitto, alloggio e viaggio, nonché altre spese sostenute per un importo giornaliero massimo di 15,49 euro entro il territorio nazionale e di 25,82 euro fuori dal territorio nazionale;

– indennità di trasferta forfettaria o diaria. In questo caso la società corrisponderà un importo predeterminato, senza tener conto delle spese effettivamente sostenute. Tali somme saranno esenti fino a 46,48 euro al giorno (77,47 euro per le trasferte all’estero);

– rimborsi misti. È possibile ricevere un rimborso misto, ovvero un riconoscimento di un rimborso a piè di lista (nota spese) per il vitto e l’alloggio più un’indennità forfettaria (“diaria”). Nel caso in cui venga rimborsato analiticamente solo uno tra vitto e alloggio, la soglia di esenzione prevista per le trasferte fuori dal Comune (46,48 euro per l’Italia) sarà ridotta di 1/3 (30,99 euro); laddove ci sia il rimborso di entrambe le voci, quindi sia del vitto che dell’alloggio, la riduzione sarà pari ai 2/3 (15,49 euro).

Tutte le 3 tipologie di rimborso non sono soggette a esenzione fiscale in caso di trasferte svolte all’interno del Comune della sede di lavoro, secondo quanto previsto dall’art. 51, c. 5, ultimo periodo D.P.R. 917/1986.

Infine, segnaliamo un’ulteriore regola fondamentale in tema di trasferta degli amministratori, riguardante il caso di utilizzo di un’autovettura di loro proprietà, o noleggiata appositamente per effettuare quella specifica trasferta. Questi rimborsi saranno interamente deducibili in capo alla società (previo rispetto delle condizioni previste dall’art. 95, c. 3 del Tuir ovvero entro il costo di percorrenza o delle tariffe di noleggio relative ad autoveicoli di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali ovvero 20 se con motore diesel) entro i seguenti limiti:

– 180,76 euro per le trasferte nel territorio italiano;

– 258,23 euro nel caso in cui siano all’estero.