Antiriciclaggio: al via la comunicazione dati sul titolare effettivo

Al via la comunicazione delle informazioni sul “Titolare Effettivo” al Registro Imprese. Con la pubblicazione in Gazzetta Ufficiale del provvedimento del Ministero delle Imprese e del Made in Italy che attesta l’operatività dei sistemi di comunicazione del titolare effettivo, come stabilito dal D.M. Economia-Sviluppo Economico 11.03.2022, n. 55, infatti, entro l’11.12.2023 i soggetti interessati (imprese con personalità giuridica, persone giuridiche private, trust e istituti similari) dovranno inviare la comunicazione dei loro “titolari effettivi” al Registro delle Imprese della Camera di Commercio territorialmente competente.

Secondo il D.Lgs. 90/2017, emanato in attuazione della Direttiva UE 2015/849, il “Titolare Effettivo” è la persona fisica che realizza un’operazione o un’attività oppure, nel caso di entità giuridica, chi come persona fisica la possiede o controlla o ne è beneficiaria. L’identificazione certa di questa figura costituisce un tassello determinante per garantire la trasparenza delle attività d’impresa: è frequente, infatti, il riciclaggio di denaro da parte di imprese di copertura che, nascondendo il loro vero titolare, rendono difficile individuare il beneficiario degli introiti derivanti da attività illecite.

Al fine di agevolare la corretta compilazione delle domande, il sistema Camerale ha predisposto un manuale operativo disponibile attraverso il portale istituzionale. In tale documento vengono fornite alcune importati precisazioni, utili ai fini dell’adempimento.

Soggetti tenuti alla comunicazione

In primo luogo, occorre tener presente che sono obbligati a effettuare la dichiarazione in esame:

• le imprese dotate di personalità giuridica (società a responsabilità limitata, società per azioni, le società in accomandita per azioni e società cooperative);
• le persone giuridiche private: fondazioni, associazioni e altre istituzioni di carattere privato che acquistano la personalità giuridica mediante l’iscrizione nel registro delle persone giuridiche, istituito presso le Prefetture e presso le Regioni e le Province autonome;
• i Trust e gli istituti giuridici affini: enti e istituti che, per assetto e funzioni, determinano effetti giuridici equivalenti a quelli dei trust (rapporto giuridico nel quale una persona, fiduciario, amministra dei beni, sui quali ha il controllo, nell’interesse di terzi beneficiari).

Riguardo gli istituti giuridici “affini” al trust si osserva che nel manuale viene precisato che l’Italia ha comunicato alla Commissione UE che il “mandato fiduciario” è istituto giuridico “affine” al trust. Pertanto, il mandato fiduciario, se collegato a società fiduciarie, è istituto che deve essere iscritto nella nuova e apposita sezione speciale del Registro delle Imprese. È possibile comunicare un solo mandato fiduciario per pratica.

Devono, inoltre, essere indicati gli estremi del mandato fiduciario, ovvero il numero o codice assegnato al mandato dalla società fiduciaria. L’adempimento della titolarità effettiva deve essere presentato presso la Camera di Commercio dove ha sede la società fiduciaria alla quale il mandato fa riferimento. I dati e le informazioni sul mandato fiduciario e sulla titolarità effettiva comunicati sono iscritti e conservati nella apposita sezione speciale del Registro delle Imprese.

La comunicazione

Sul piano operativo si rammenta che la comunicazione dovrà avvenire unicamente per via telematica alla Camera di Commercio competente per territorio (anche con il supporto di intermediari autorizzati all’invio) con un’istanza “firmata digitalmente” (a seconda dei casi):

• da almeno un amministratore dell’impresa;
• dal fondatore o dai soggetti con la rappresentanza e l’amministrazione delle persone giuridiche private;
• dal fiduciario, nel caso dei trust.

Nuove iscrizioni o eventuali “variazioni” dei dati andranno comunicate entro 30 giorni dalla data dell’atto costitutivo o di variazione e, in ogni caso, i dati forniti dovranno essere annualmente confermati.
Riguardo la sottoscrizione digitale, nel manuale viene precisato che questa deve essere effettuata:

• dal legale rappresentante o da uno degli amministratori, o dei liquidatori, o dal commissario liquidatore, o dal commissario giudiziario, in caso di società (oppure da un sindaco, in caso di inerzia degli amministratori/liquidatori);
• dal fondatore o da una delle persone dotate di poteri di rappresentanza e amministrazione, o dal liquidatore in caso di persona giuridica privata;
• dal fiduciario, in caso di trust o di istituti giuridici affini.

Non sono ammesse deleghe o incarichi a terzi per la sottoscrizione digitale del modello: solo i soggetti indicati possono sottoscrivere digitalmente la comunicazione e così autocertificare la titolarità effettiva. I terzi possono provvedere alla “spedizione telematica” del modello già sottoscritto dal soggetto obbligato; in questo caso, devono aggiungere la loro firma digitale a quella del dichiarante nella cd. “distinta di accompagnamento” ai fini della domiciliazione.

Unioncamere fa presente, altresì, che la dichiarazione autocertificata per ottenere l’iscrizione della titolarità effettiva nel Registro delle Imprese deve essere “custodita con cura” dagli amministratori e deve essere da loro fornita agli uffici del Registro delle Imprese in una fase successiva, se richiesta. È possibile allegare documenti purché in formato pdf/A firmati digitalmente e codificati ad uso interno (codice documento “98”).

Controlli automatici

Le specifiche ministeriali prevedono alcuni controlli automatici relativi anche agli eventuali allegati; inoltre, l’assenza dei requisiti formali previsti impedisce la spedizione del modello TE agli uffici del Registro delle Imprese. Nello specifico, il Decreto 12.04.2023 che ha approvato il modulo digitale TE prevede che alcuni controlli siano svolti dal sistema informatico “all’atto della spedizione della pratica” e che “…qualora la pratica presenti uno o più errori, la spedizione non andrà a buon fine e il sistema ne darà informativa al mittente”.

Alcune di queste verifiche attengono aspetti “strutturali” del file digitale, mentre altre riguardano la compilazione del modello di domanda. Nel manuale viene riportata una sintesi dei controlli “bloccanti” previsti per la pratica di comunicazione del titolare effettivo (l’elenco completo dei controlli è riportato nel decreto ministeriale, cui si rinvia). In particolare, tra le diverse casistiche, si rileva che:

• i codici fiscali devono essere corretti e congruenti con l’ultimo carattere di controllo (check digit); per le persone fisiche devono essere congruenti con cognome, nome, sesso e data di nascita dichiarati;
• per i soggetti noti al Registro delle imprese deve esserci congruenza fra quanto dichiarato nel modello e quanto presente nel Registro delle Imprese relativamente alla tipologia di soggetto e alla provincia dell’ultima sede; inoltre, la natura giuridica presente nel registro deve essere inclusa fra quelle previste dalla norma;
• è obbligatorio comunicare il codice fiscale del/i titolare/i effettivo/i, non solo in caso di cittadinanza italiana, ma anche in caso di cittadinanza estera ma con residenza in Italia;
• in presenza della caratteristica di titolarità effettiva “controinteressato all’accesso per esposizione a rischio sproporzionato di frode, rapimento, ricatto, estorsione, molestia, violenza o intimidazione oppure persona incapace o minore d’età (ctr)” è obbligatorio inserire almeno un altro requisito ed è altresì obbligatorio inserire la PEC riferibile al controinteressato;
• la dichiarazione deve essere coerente con la tipologia di soggetto (impresa, persona giuridica privata, trust, mandato fiduciario) che effettua la comunicazione;
• il “dichiarante” indicato nella Comunicazione Unica deve avere la qualifica, iscritta nel Registro delle Imprese.